Standardisierung der Terminplanung in Planungsbüros
In einem typischen Planungsbüro führt die parallele Nutzung mehrerer individueller Terminplanungsstile zunächst zu tolerierbaren Reibungsverlusten, bei steigender Projektkomplexität und höherem Koordinationsbedarf kippt das System jedoch in einen klar messbaren Mehraufwand, der sich vor allem in Übergaben, Vertretungen und Managementauswertungen zeigt.
Ausgangslage, individuelle Methoden statt einheitlicher Arbeitsweise
Die Ausgangssituation lässt sich als Dreierkonstellation beschreiben: Eine Person plant in Excel mit eigener Farblogik, eine zweite nutzt eine Software, die sonst niemand im Team verwendet, eine dritte arbeitet mit einem selbst gebauten Template. Bei einer Auslastung von nur 1 bis 2 Projekten pro Bauleiter bleibt diese Heterogenität kurzfristig funktional.
Skalierungsproblem: Ab wann der Mehraufwand sichtbar wird
Sobald mindestens eines von drei Ereignissen eintritt (Krankheitsvertretung, Projektübergabe oder Bedarf nach Gesamtüberblick auf Geschäftsleitungsebene), steigt der Koordinationsaufwand sprunghaft. Im beschriebenen Szenario wird dies mit fünf parallel existierenden Planungsmethoden konkretisiert, wodurch Vergleichbarkeit und schnelle Statusauskunft systematisch erschwert werden.
Zeitkosten, Einarbeitung und Vertretung als Haupttreiber
Die Analyse benennt als wiederkehrendes Muster, dass neue Mitarbeitende Wochen benötigen, um die unterschiedlichen Systeme und Logiken zu verstehen, während Vertretungen in Krankheitsfällen Tage damit verbringen, fremde Excel-Logiken und individuelle Planstrukturen nachzuvollziehen. Diese Zeit fällt als indirekte Prozesskosten an und skaliert mit der Anzahl der unterschiedlichen Vorgehensweisen.
Informationsdefizite der Führungsebene, drei Leitfragen ohne verlässliche Datenbasis
Für die Geschäftsleitung entstehen wiederkehrend drei Informationsbedarfe:
- welche Projekte terminlich kritisch sind,
- wo Verzögerungen drohen und
- welche Bauleiter überlastet sind.
Bei mehreren konkurrierenden Methoden sind diese Antworten nur über manuelle Konsolidierung erreichbar. Die Ergebnisse bleiben dabei unsicher, weil keine gemeinsame Struktur, gleiche Definitionen und kein konsistenter Planstand garantiert sind.
Intervention, Definition eines Bauzeitenplan-Standards als organisatorische Massnahme
Als Standardisierung wird ein Paket aus vier Elementen beschrieben:
- eine einheitliche Gantt Darstellung,
- eine identische Phasenstruktur,
- konsistente Farben und Legenden
- sowie eine zentrale Plattform unabhängig vom betreuenden Bauleiter.
Die Einführung wird als dreistufiges Vorgehen formuliert:
- Pilot mit 1 bis 2 Bauleitern,
- Festlegung der Standardstruktur als Vorlage,
- anschliessend schrittweiser Rollout auf weitere Projekte.
Die erwarteten Effekte werden entlang zweier Ebenen beschrieben:
- Auf Führungsebene soll Statustransparenz per Knopfdruck entstehen,
- Engpässe sollen früher erkennbar werden und Ressourcen sollen aktiver umverteilbar sein.
Im Teamkontext sollen Einarbeitung und Vertretung deutlich reibungsloser funktionieren und Projektwissen soll im System verbleiben statt in den Köpfen einzelner Personen.